Recruiting kostet Geld. Teurer wird es, wenn Vakanzen nicht erfolgreich besetzt werden. Ihr möchtet die exakten Kosten eurer unbesetzten Stellen wissen?
Tragt jetzt einfach die benötigten Daten in die Felder ein und lasst die Kosten berechnen.
Eine unbesetzte Stelle kostet euch – jeden einzelnen Tag. Auch wenn niemand eine Rechnung schickt.
Vakanzkosten sind keine abstrakte HR-Kennzahl. Sie spiegeln reale wirtschaftliche Auswirkungen wider, die entstehen, solange eine Position nicht besetzt ist.
Dass offene Stellen wirtschaftliche Folgen haben, ist inzwischen auch empirisch belegt: Eine aktuelle empirische Analyse von Unternehmensdaten zeigt, dass sich bei einer Verdopplung der Besetzungsdauer der Gewinn im Durchschnitt um rund 3 Prozent reduziert, während der Umsatz um etwa 5 Prozent zurückgeht.
Mit anderen Worten: Vakanz ist kein administratives Problem, sondern ein betriebswirtschaftlicher Faktor.
Bleibt eine Stelle unbesetzt, verschwindet die Arbeit nicht – sie verzögert sich oder verteilt sich auf andere. Projekte dauern länger, Durchlaufzeiten steigen, Entscheidungen werden langsamer getroffen. Der Effekt zeigt sich selten als direkte Kostenposition, sondern in geringerer Leistung pro Woche oder stagnierendem Wachstum.
Gerade bei vertriebsnahen oder spezialisierten Rollen entstehen Opportunitätskosten. Kundenanfragen bleiben liegen, Projekte starten später oder gar nicht. Diese Verluste betreffen das, was nicht passiert – und tauchen deshalb in keiner klassischen Kostenrechnung auf.
Interimslösungen, zusätzliche Abstimmungen und wiederholte Ausschreibungen binden Führungskapazität. Diese Ressourcen fehlen an anderer Stelle – etwa für strategische Projekte oder Wachstum.
Kollegen übernehmen zusätzliche Aufgaben. Kurzfristig wirkt das flexibel, langfristig steigen jedoch Fehlerquoten, Überstunden und Krankheitsausfälle. Die wirtschaftlichen Folgen zeigen sich oft zeitversetzt.
Was viele Unternehmen unterschätzen, ist die Dauer einer Vakanz. Laut aktuellen Arbeitsmarktberichten der Bundesagentur für Arbeit beträgt die durchschnittliche tatsächliche Dauer offener Stellen bei ca. 150 Tagen – also fast ein halbes Jahr.
Das hat direkte wirtschaftliche Folgen: Je länger eine Vakanz besteht, desto größer sind die kumulierten Produktivitätsverluste, Verzögerungen, zusätzliche Belastung des Teams und Prozesskosten – genau die Effekte, die unser Vakanzkostenrechner sichtbar macht!
Die Zahl allein ist noch keine Lösung. Entscheidend ist, was ihr daraus macht.
Nicht jede Vakanz ist gleich kritisch. Wenn ihr die täglichen Kosten kennt, könnt ihr Stellen objektiv priorisieren – auf Basis wirtschaftlicher Auswirkungen statt Bauchgefühl.
Vakanzkosten sind ein starkes Argument gegenüber der Geschäftsführung. Sie übersetzen Recruiting in wirtschaftliche Kennzahlen und schaffen eine klare Entscheidungsgrundlage für Budgetfreigaben.
Das Ergebnis hilft euch, konkrete Ziele abzuleiten:
Wenn das Ergebnis aus dem Rechner deutlich macht, wie teuer eine Vakanz wirklich ist, geht es nicht um Schuldfragen – sondern um Hebel. Drei Stellschrauben haben besonders großen Einfluss auf Besetzungsdauer und Kosten.
Verzögerungen entstehen häufig intern durch volle Kalender, mehrere Abstimmungsschleifen oder unklare Verantwortlichkeiten.
Was könnt ihr tun?
- Interview-Slots im Voraus blocken
- Entscheidungswege klar definieren
- Feedback-Fristen verbindlich festlegen
Jeder eingesparte Tag reduziert unmittelbar die wirtschaftlichen Auswirkungen der Vakanz.
Bleiben Bewerbungen aus, lohnt sich ein Blick auf Jobtitel, Keywords und regionale Sichtbarkeit. Wird der Titel tatsächlich so gesucht? Ist klar, wo die Stelle angesiedelt ist?
Eine präzise, regional ausgerichtete Ansprache erhöht die Wahrscheinlichkeit qualifizierter Bewerbungen – und verkürzt die Besetzungszeit.
Nicht jeder Recruiting-Kanal passt zu jeder Rolle. Wenn sich eine Vakanz zieht, kann es sinnvoll sein, die Kanäle zu überprüfen und gezielter dort zu schalten, wo eure Zielgruppe tatsächlich sucht.
Die Vakanzkosten (Cost of Vacancy/COV) sind die Kosten der Vakanzen, die unbesetzt bleiben.
Um genau diese Kosten zu berechnen, wurde im Jahr 2005 eine Formel von Herrn Dr. John Sullivan (Professor an der San Francisco State University) veröffentlicht.
Diese lautet wie folgt:
Hierbei besteht die Formel aus 3 Bausteinen:
Brutto-Jahresgehalt der Stelle [€]
Wichtigkeitsfaktor der Stelle (Faktor 1 – 3)
Ø Recruiting-Zeit in Tagen (1. Tag der Vakanz bis zum 1. Arbeitstag des Mitarbeiters dieser Position)
Die Berechnung der Kosten startet mit dem Brutto-Jahresgehalt des Mitarbeiters, der die Vakanz besetzen wird. Nachdem das Gehalt auf den Tagessatz heruntergerechnet wurde, erfolgt die Multiplikation dieser Zahl mit dem Wichtigkeitsfaktor der jeweiligen Stelle.
Unter dem Wichtigkeitsfaktor versteht man den Einflussfaktor der Vakanz auf den Unternehmenserfolg. Dieser Faktor liegt:
Abschließend wird der Wert mit der durchschnittlichen Recruiting-Zeit, dem Zeitraum zwischen dem Beginn der Personalsuche und dem Ende des Rekrutierungsprozesses, multipliziert. Das berechnete Endergebnis entspricht den Vakanzkosten (Cost of Vacancy/COV).
Nein. Sie sind eine fundierte Schätzung auf Basis eurer Eingaben. Als Orientierungswert helfen sie, wirtschaftliche Auswirkungen realistisch einzuschätzen und Prioritäten zu setzen.
Der Faktor berücksichtigt indirekte Effekte wie Produktivitätsverluste oder Opportunitätskosten. Je strategischer die Rolle, desto höher kann der Faktor angesetzt werden.
Langfristige Auswirkungen wie Imageverlust, Know-how-Abfluss oder erhöhte Fluktuation sind meist nicht vollständig eingerechnet.
Recruiting & Trends: Newsletter
Wichtiger Hinweis:
Meine Einwilligung kann ich jederzeit kostenfrei und mit Wirkung in die Zukunft schriftlich: Welfenstraße 22, 81541 München, oder per E-Mail: s.esser@regio-jobanzeiger.de widerrufen.
