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Wussten Sie, dass sich der Prozentsatz der Unternehmen mit Cloud-HR-Software, insbesondere derer mit mehr als 5.000 Mitarbeitern, seit Beginn der Pandemie mehr als verdoppelt hat? Im Jahr 2019 lag diese Zahl bei etwa 20 Prozent, aber jetzt ist sie auf über 46 Prozent der 260 weltweit befragten Organisationen gestiegen, die eine SaaS- oder Hybridlösung für ihr Personalmanagement nutzen. Vor diesem Hintergrund sehen sich Manager in allen Branchen gleichermaßen mit der Herausforderung konfrontiert, die Kosteneffizienz von HR-Software zu bewerten. Während der ROI (Return on Investment) mit einfachen Methoden im Vertrieb oder Marketing leicht gemessen werden kann, ist die Messung der Investitionsrendite von HR-Software komplexer.
Wofür wird eine HR-Software benötigt?
Die Mitarbeiter sind das Rückgrat eines jeden Unternehmens. Wenn ein Unternehmen wächst und erfolgreicher wird, steigt auch der Bedarf an Mitarbeitern. Folglich werden auch die mit diesem Bedarf verbundenen Geschäftsprozesse umfangreicher. Dazu gehören die Schaltung von regionalspezifischen Stellenanzeigen, die Organisation von Bewerberdaten, die Auswahl geeigneter Kandidaten, die Durchführung von Assessment Centern oder Interviews, das reibungslose Onboarding, die Mitarbeiterbindung, die Durchführung von Entwicklungsgesprächen und das Offboarding.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die HR-Prozesse immer komplexer werden. Um sie effizient abzuwickeln, ist es nicht mehr möglich, sich ausschließlich auf manuelle Lösungen zu verlassen. Dafür gibt es spezielle HR-Software, die alle Prozesse bündelt und automatisiert. Wussten Sie, dass Sie bei der Verwendung eines digitalen Bewerbermanagementsystems anstatt klassischer E-Mail-Bewerbungen rund 75 Prozent mehr Zeit für strategische Aufgaben haben?
Die Entscheidung für eine HR-Software und gegen fehleranfällige und ineffiziente manuelle Prozesse ist daher eine leichte. Deutlich schwieriger wiegt die Frage, welche HR-Software ist die am besten geeignete? Und wie viel Geld spart die Softwarelösung im Vergleich zum vorherigen Prozess? Mit welchem Faktor rentiert sich die Investition?
Die zentrale Rolle des ROI
Bei diesen Fragen rückt eine Kennzahl in den Fokus, die bereits im Grundstudium der Betriebswirtschaftslehre Inhalt jeder Vorlesung ist: Der Return on Investment, kurz ROI.
Im Allgemeinen:
Der Return on Investment ist die Multiplikation aus Umsatzrentabilität und Kapitalumschlag. Diese beiden Kennzahlen wiederum errechnen sich aus dem Gewinn geteilt durch den Umsatz (Umsatzrentabilität), und dem Umsatz geteilt durch das Gesamtkapital (Kapitalumschlag). Der ROI gibt also das Verhältnis von Gewinn und Gesamtkapital an.
Investitionen werden messbar
Wenn es darum geht, wichtige Entscheidungen auf Führungsebene zu treffen, ist die Rentabilität ein nicht zu vernachlässigender Faktor. Ob es um die Entscheidung geht, ob in ein bestimmtes Projekt, einen Mitarbeiter, eine Maschine oder eine Software investiert werden soll, das Gewinnpotenzial wird immer in Betracht gezogen.
Personalverantwortliche befinden sich oft in einem Dilemma. Einerseits ist es offensichtlich, dass Investitionen in Humankapital und Mitarbeiterentwicklungsprogramme sehr wertvoll sind. Andererseits kann die Berechnung des Return on Investment (ROI) aus solchen Initiativen eine ziemliche Herausforderung darstellen. Bei der HR-Software ist die Situation jedoch ganz anders. Investitionen in HR-Software sind viel einfacher zu planen, zu messen und ihren ROI zu berechnen. Was Stellenanzeigen und die Rekrutierung von Bewerbern mit Schwerpunkt auf Regionalität betrifft, so wissen Personalleiter, wie wichtig es ist, bestimmte Regionen anzusprechen. Durch die Schaltung regionaler Stellenanzeigen und die Rekrutierung von Bewerbern aus der Region können Unternehmen ihren Personalbedarf besser decken und gleichzeitig ein Gemeinschaftsgefühl innerhalb ihrer Belegschaft schaffen.
Durch eine smarte Software sinkt – fiktives Beispiel – der Zeitaufwand pro Woche für die Bearbeitung von Urlaubsanfragen um zwei Stunden. Multipliziert mit dem durchschnittlichen Stundensatz eines Angestellten ergibt sich so das wöchentliche monetäre Einsparpotenzial.
Es ist teuer, eine Stelle neu zu besetzen. Selbst bei unerfahrenen Mitarbeitern können die Kosten der Neubesetzung der Stelle bei bis zu 50 Prozent des Jahresgehalts des ausgeschiedenen Angestellten liegen. HR-Software hilft bereits beim Onboarding und bei der Sicherung einer möglichst hohen Mitarbeiterzufriedenheit. So können Fluktuationsraten gesenkt werden.
Grundsätzlich versprechen sich Unternehmen von HR-Software eine Effizienzsteigerung aller Personalprozesse. Das gilt vom Recruiting bis zum Ausscheiden eines Mitarbeiters über den gesamten Employee Lifecycle. Die Kombination verschiedener Prozessoptimierungen führt zu einer Steigerung der internen Produktivität.
Der ROI hilft Ihnen bei der Software-Entscheidung
Eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die in aller Munde ist und trotzdem im Personalwesen lange Zeit ein Schattendasein fristete: Der ROI gewinnt im HR-Kontext immer mehr an Bedeutung. Um auf Basis klarer Zahlen die Entscheidung für oder gegen eine HR-Software treffen zu können, ist das Aufschlüsseln aller Personalprozesse und der damit verknüpften Kosten der erste Schritt.
Die Investition in eine HR-Software bietet vor allem regionalen Unternehmen eine maßgeschneiderte Lösung für ihre spezifischen Bedürfnisse. Durch gezielte regionale Ansprache, effiziente Auswahlprozesse und schnelles Onboarding ermöglicht die Software eine verbesserte Personalbeschaffung und Integration. Zudem fördert sie die Mitarbeiterbindung durch individuelle Entwicklungspläne und liefert messbare Ergebnisse wie Zeitersparnis, geringere Fluktuation und gesteigerte Produktivität. Flexibilität, skalierbare Ressourcen und datenbasierte Einblicke in den regionalen Arbeitsmarkt runden die Vorteile ab.
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